¿No os pasa que, cuando oís esta afirmación, sabéis perfectamente que no será solo un momento y que, a partir de ahí, el tamaño del drama será variable… pero drama al fin y al cabo?
En las grandes empresas, donde los equipos están muy especializados, es muy habitual contar con equipos internacionales y globales de todo tipo que suelen moverse por proyectos.
En muchos casos, no siempre tienen un objetivo claro: son equipos de soporte que deben demostrar la ayuda que están prestando, pero que, al estar fuera del negocio y a menudo fuera del país, para poder hacer algo necesitan inputs que no tienen y que deben pedir a las personas a las que, supuestamente, deberían ayudar.
Ahí recae a menudo la perversión del sistema: los “ayudados” somos quienes tenemos que ir facilitando datos. Hasta ahí, bien; no hay outcome sin inputs. El problema aparece cuando, al tratarse de departamentos aislados que llevan proyectos no relacionados, te contactan a la vez. Cada uno con su exigencia de tiempo y forma.
Me recuerda mucho a mis tiempos en el colegio, cuando te quejabas a un profesor de que tenías muchos deberes porque todos habían puesto tareas para el día siguiente, y este te contestaba que le importaba un pimiento.
Hoy me gustaría compartir una pequeña guía de buenas prácticas para facilitar la colaboración interdepartamental:
- Involucra.
Por favor, no enviéis solicitudes a distintos departamentos sin haber hablado antes con ellos y sin escuchar sus necesidades y comentarios. Involucrar a los equipos que tendrán que realizar la tarea desde el inicio no solo asegurará la participación, sino que mejorará la velocidad y la capacidad de respuesta gracias al contexto y al entendimiento de los objetivos.
- Prepara.
Si no tienes que realizar tú la tarea, es muy probable que olvides cosas o que el diseño o procedimiento sea mejorable. Habla con los equipos y escucha cómo lo harían. El resultado será más ágil y eficiente.
- Planifica.
Testea cuánto tiempo lleva, comprueba que todo el mundo tiene acceso a las mismas herramientas y conocimientos, y define un plazo realista para llevarlo a cabo. Por favor, ten en cuenta las particularidades de países y equipos. Por ejemplo: no lances una iniciativa en Navidad o en Ramadán, ni pongas la reunión más importante del año el mismo día que una entrega de premios, una feria, etc.
- Coordina.
Calendariza, en la medida de lo posible, las iniciativas. Evita que se lancen a la vez peticiones de varios departamentos para las mismas fechas. El objetivo es dar soporte a los equipos, no cargarlos de trabajo ni irrumpir en su día a día. La participación y la satisfacción mejorarán exponencialmente si tienes en cuenta sus cargas de trabajo.
- Evita duplicidades / centraliza.
Evitemos pedir la misma información por diferentes vías o a distintas personas. Duplicar el trabajo no solo crea ineficiencias, sino también malestar dentro de los equipos y entre ellos.
- Comunica.
Ofrece un contexto claro de por qué se necesita la información y para qué se va a utilizar. A menudo se pide información “porque sí”. Os sorprenderíais de cuántas veces un equipo propone una innovación brillante cuando conoce desde el primer momento qué se necesita y, sobre todo, para qué.
- Comparte.
Una vez completado el proyecto, por favor, comparte los resultados con todas las personas que han participado, ya sea para ayudar a otra región, para extraer aprendizajes o simplemente para cerrar el círculo.
Como veis, son puntos que se basan en el respeto, en la valoración igualitaria del trabajo de los demás —independientemente de la jerarquía de su equipo en la organización— y en el sentido común.
No dejemos que las carreras nos lleven por caminos tortuosos que no conducen a ninguna parte.
El trabajo bien planificado ahorra tiempo. Siempre. No lo olvides.
