¿Rendir cuentas, ser responsable o estar al cargo? 

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Hay estudios que demuestran que, ante una situación de emergencia, cuántas más personas hayan involucradas, menor será la capacidad de reacción de estas. 
 
Por poner un ejemplo, si una persona se desmaya, es más probable que reciba ayuda si lo hace delante de una o dos personas que si lo hace delante de una multitud. 
 
Algo parecido pasa en los casos de ahogamientos infantiles en piscinas públicas o en la playa. El niño corre más peligro cuantos más familiares haya presentes. La razón es porque todos creen que hay otra persona al cargo, así que nadie vigila, nadie está pendiente. 
Así pues, si un niño va a la piscina con solo un adulto, éste entenderá que es su responsabilidad atender y  vigilar la seguridad del pequeño, pero si hay cinco, cada uno pensará que la responsabilidad recae en el de al lado. 
 
Algo similar me pasó hace unas semanas, (por suerte, con menor impacto en cuanto al potencial desenlace), cuando al llegar a mi casa, me encontré con una situación bastante incómoda. 
En el edificio de enfrente, hay una empresa que alquila trasteros en los bajos del edificio. Es un negocio que está proliferando en la ciudad y que resulta muy interesante especialmente para familias que disponen de poco espacio en casa, y que ofrece la conveniencia de alquilar espacios en la misma ciudad y no a las afueras. 
 
La situación era que había saltado una alarma y sonaba de forma contundente impidiéndonos dormir. Eran las 22:00 de la noche y no parecía que nadie fuera a poner solución. Estuve durante un buen rato observando. En la plaza, justo en frente de los trasteros hay un hotel. Uno podría pensar que por el bienestar de sus usuarios harían algo al respecto, pero pasaban los minutos y no había ningún tipo de movimiento. 
 
Llamé al 112, donde me confirmaron que no había llamado nadie antes (de verdad???, alucino…)  y aunque se personó una patrulla de los Mossos d’Esquadra y más adelante otra de la Guardia Urbana, no se desconectó la alarma que siguió sonando hasta el día siguiente sobre las 9:30 de la mañana.  Durante esas horas, seguí indagando y llamé al teléfono de la empresa, les mandé WhatsApp y nada de nada. 
Así que pasamos noche toledana:  más de 12 horas sonando una alarma cuyo objetivo es hacer el máximo de ruido posible. Me levanté al día siguiente con migraña. 
 
A la semana siguiente, de nuevo en viernes, sucedió la misma historia. Sobre las 21 horas, vuelve a sonar la alarma. 
Esta vez, ni observación ni nada.  No tardé ni cinco minutos en llamar al 112. Además, conseguí localizar el perfil de Instagram de la empresa, les mandé un directo y por suerte para mí, me contestaron y al cabo de una hora la alarma estaba apagada. De nuevo, era la primera persona que contactaba con la empresa, nadie antes había comentado ningún problema con las alarmas. 
 
Imagino que todos los vecinos de la zona, aproximadamente más de 400 familias, pensaron que alguien ya se habría ocupado de solucionarlo. 
 
Os traigo estos ejemplos porque son muy similares a situaciones que se dan en el ámbito empresarial: cuando una tarea recae en un grupo de personas en las que no se ha definido quién es el/la responsable.  

Aquí me gustaría hacer un alto para diferenciar las palabras. En inglés se diferencia entre “Responsible” y “Accountable”. De hecho, profesionalmente para garantizar la correcta gestión de proyectos, se crearon las matrices RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) para indicar que rol tiene cada persona respecto a cada tarea. Siendo el “responsible” el encargado de ejecutar la tarea y el “accountable” la persona que rendirá cuentas tras la ejecución. O sea, el que tiene la responsabilidad de garantizar que la tarea se haya completado con éxito. 

 
El trabajo en equipo puede ser interesante y necesario, pero depurar y definir responsabilidades es imprescindible, y para ser efectivos no puede recaer en un grupo sino en un individuo. 


En algunas ocasiones he visto que hay managers a los cuáles les incomoda trasladar la responsabilidad: «lo haremos entre todos». Desconozco la razón, quizás es por qué no hay una posición claramente definida, quizás es por no seleccionar a un «jefe» de pelotón, o puede que sea porque se teme tener que recompensar económicamente a la persona que cargue con la responsabilidad. 
Sea como fuere, la realidad es que cuando algo depende de todos, acaba dependiendo de ninguno, porque todo el mundo acaba pasando la responsabilidad al de al lado. 
 
Me decía mi jefa, desde que era bien jovencita, que se delega la tarea, pero no la responsabilidad, y tenía mucha razón. Porque la responsabilidad es individual y la tarea puede ser colectiva. 
 
Así pues, en pro de la eficiencia, mi recomendación de hoy es ser extremadamente claro en la descripción de las tareas y expectativas de cada posición, especialmente cuando se trabaja en grupo.

No solo hay que distribuir las cargas de trabajo sino definir quién es responsable de qué, cuando se hará el seguimiento y qué esperamos de cada uno de los integrantes del grupo. 


Exponer con claridad estos términos desde un inicio, nos permitirá relajar el ambiente ya que cada persona sabrá que tiene que hacer y para cuando. 
Si además, dotamos al grupo del contexto y los recursos necesarios para llevar a cabo la empresa, habremos conseguido una organización magnífica del trabajo y las posibilidades de éxito se multiplicarán gracias a esa excelente planificación. 
 
No tengáis nunca miedo de especificar con todo nivel de detalle lo que necesitáis y lo que esperáis de cada miembro del equipo. Concentraos en cómo comunicáis la información para ser respetuosos y amables. Pero dejando claro desde el primer momento quién es el responsable (accountable) de entregar el resultado.